Alla fine di questo modulo sarai in grado di:

• Scoprire cos'è il lavoro a distanza (telelavoro) e in che modo potrebbe avvantaggiare la tua azienda come mezzo di resilienza anti-COVID-19
• Sapere quali sono le questioni da prendere in considerazione per garantire il benessere dei lavoratori e la produttività continua durante il telelavoro
• Sapere quali sono i problemi di SSL e WLB del lavoro a distanza
• Conoscere quali sono le questioni connesse alla fornitura transfrontaliera di lavoro a distanza da parte dei lavoratori che svolgono lavoro a distanza al di fuori di uno Stato membro di invio (ad esempio lo Stato partner di ESMERALD)
• Conoscere qual è il quadro giuridico nel diritto polacco (sia quello esistente che quello previsto introdotto nel codice del lavoro polacco) e quali sono i locali del lavoro a distanza in altri Stati membri dell'Unione (in particolare negli Stati partner del progetto)

”TELELAVORO” è definito come l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) come smartphone, tablet, laptop e computer desktop, per il lavoro che viene svolto al di fuori dei locali del datore di lavoro (Eurofound e OIL, 2017).

In altre parole, telelavoro implica il lavoro svolto con l'aiuto delle TIC e condotto al di fuori delle sedi del datore di lavoro.
In generale (non sempre il caso nei singoli ordinamenti giuridici nazionali) – dovrebbe avvenire attraverso un accordo volontario tra il datore di lavoro e il lavoratore.

Ci sono diversi aspetti di lavoro a distanza (telelavoro) che devono essere chiariti in tale contratto – come l'ubicazione del lavoro (ad esempio presso la residenza del dipendente o altrove), l'orario di lavoro (programma), il lavoro da svolgere, gli strumenti di comunicazione da utilizzare (e chi deve fornirli), le modalità dei meccanismi di supervisione per riferire sul lavoro svolto e il pagamento dei costi.

Prima della pandemia di COVID-19, solo una frazione della forza lavoro lavorava da casa occasionalmente 
All'interno dell'UE, le cifre variavano dal 30% o più in Danimarca, Paesi Bassi e Svezia al 10% o meno in Cechia, Grecia, Italia o Polonia

Una serie di fattori determina se un lavoro può potenzialmente essere eseguito in remoto, ad esempio: 

• Struttura economica e occupazionale di un determinato paese;
• Accesso a Internet a banda larga;
• Probabilità di possedere un PC o un laptop.

L'accessibilità dei posti di lavoro al lavoro da casa aumenta con il livello di sviluppo economico di un determinato paese - molto probabilmente in paesi con un gran numero di posti di lavoro nelle TIC, nei servizi professionali, nella finanza e nelle assicurazioni e nella pubblica amministrazione.

A seguito degli ordini di soggiorno a casa emessi dal governo, quasi il 40% dei dipendenti in Europa ha iniziato a lavorare da remoto.

In che modo il lavoro a distanza può avvantaggiare il tuo BUSINESS?

• Potrebbe aiutare a evitare una maggiore incidenza di COVID-19
• Un elevato grado di incertezza associato alla riapertura delle attività comporta il rispetto di una serie di rigide norme igieniche e di sicurezza, e le continue restrizioni e il distanziamento fisico potrebbero non consentire all'intera forza lavoro di tornare in sicurezza nei locali del datore di lavoro. Il lavoro a distanza (telelavoro) rimarrà necessario per almeno una parte della forza lavoro durante questo periodo.
• I gruppi ad alto rischio e vulnerabili devono essere protetti, motivo per cui Il lavoro a distanza da casa (telelavoro) sarà un'alternativa molto interessante almeno per tutta la durata della pandemia
• L'uso esteso del lavoro a distanza potrebbe non finire con la pandemia, ma potrebbe diventare parte della "nuova e migliore normalità" per gli anni a venire, supportato dalla digitalizzazione, dalla comunicazione avanzata e dalle tecnologie cloud.

Le pratiche degli imprenditori dovrebbero tenere conto di una serie di questioni, riguardanti ad esempio:  

• Orario di lavoro e organizzazione del lavoro; 
• Formazione;
• Gestione delle prestazioni;
• Digitalizzazione;
• Comunicazione;
• Sicurezza e salute sul lavoro ed equilibrio tra vita professionale e vita privata
• Implicazioni legali e contrattuali
• Questioni connesse alla fornitura transfrontaliera di lavoro a distanza, compresa la situazione giuridica dei dipendenti assunti da imprenditori polacchi, che svolgono lavoro a distanza al di fuori della Polonia

Questioni relative all’orario di lavoro e organizzazione del lavoro

Le pratiche degli imprenditori dovrebbero essere adattate alla situazione e includere la definizione delle priorità, il carico di lavoro, i compiti e le scadenze. I passaggi tipici includono:

• Chiedere ai lavoratori di preparare un piano di lavoro individuale di lavoro a distanza (telelavoro), che dovrebbe essere discusso e concordato con il loro supervisore diretto / all'interno di un determinato team (a seconda dei casi). Tali piani di lavoro integrano gli attuali piani di lavoro e le procedure
• Chiarire le priorità e de prioritizzare il lavoro che al momento non è essenziale o realistico
• Concordare un sistema comune per segnalare la disponibilità al lavoro e garantire che i manager e i colleghi all'interno di un team lo rispettino
• Incoraggiare i lavoratori a condividere quando si sentono sovraccarichi - per fungere da sistema di allarme precoce per rilevare il rischio di burnout e sapere quando i compiti o i membri del team devono essere riassegnati, svolgendo un esercizio di mappatura delle competenze per ridistribuire i lavoratori sotto sforzo a team / unità sovraccarichi; chiedere ai lavoratori di condividere esempi di come hanno cambiato le loro routine quotidiane e in modi che funzionano per loro
• Riconoscere che il tempo off-line è necessario per ottenere un lavoro sostanziale fatto bene

Questioni relative alla formazione

Gli imprenditori devono riconoscere che, sia per i dipendenti che per i dirigenti, il lavoro a distanza comporta la rivalutazione delle vecchie abitudini di lavoro e l'apprendimento di nuove competenze (a volte da fare molto rapidamente). Le azioni al riguardo possono includere:

• Condividere idee e suggerimenti per un lavoro remoto efficace apertamente all'interno dei team; Lo stesso vale per la condivisione delle sfide relative ai ritmi di lavoro, alla gestione del tempo e alle abitudini sane
• Condurre sondaggi regolari sulle sfide e le esigenze dei lavoratori remoti e quindi indirizzare tali esigenze con formazione online dedicata, webinar, workshop e sessioni di coaching (incluse, se necessario, sessioni individuali)
• Offrire una formazione incentrata sull'apprendimento della modellazione dei ruoli e sull'impegno proattivo e sugli approcci collaborativi
• Offrire sessioni di formazione incentrate sulle competenze trasversali e sugli aspetti comportamentali del lavoro a distanza (telelavoro), come la consapevolezza o le capacità di gestione del tempo per i telelavoratori; enfatizzare l'esercizio fisico, mangiare e dormire bene e disconnettersi dai dispositivi digitali

Questioni relative la gestione delle prestazioni

Una delle più importanti fonti di stress per qualsiasi imprenditore che collabora con team di lavoro remoti è mantenere le prestazioni del team. I passaggi tipici a tale riguardo possono includere:

• Essere molto chiari sui risultati attesi. Essere il più specifici possibile sulle aspettative nei confronti dei lavoratori riduce significativamente la potenziale ambiguità e la possibilità di fraintendimenti; Può anche portare a una maggiore responsabilizzazione e autonomia per il lavoratore remoto nel completare con successo le proprie attività.
• Garantire un feedback tempestivo, regolare e descrittivo ai lavoratori, descrivendo ciò che i lavoratori hanno fatto e concentrandosi su quei cambiamenti che si tradurranno nel miglioramento più significativo dell'attività e avranno l'impatto previsto.
• Cercare di favorire le chiamate abilitate al video per conversazioni sensibili sulle prestazioni, al fine di consentire la comunicazione non verbale più sottile
• Non dimenticare di fornire un feedback positivo ogni volta che un lavoro è stato fatto bene!

Questioni relative la digitalizzazione

Digitalizzazione – processo socio-tecnico, in evoluzione che si svolge a livello individuale, organizzativo, sociale e globale (Legner et al., 2017). Le misure che gli imprenditori devono adottare a tale riguardo possono includere:

• Revisione delle esigenze tecnologiche e delle risorse dei dipendenti che lavorano da casa (lavoratori remoti)
• Rivedere il livello di competenze dei dipendenti nell'accesso e nell'utilizzo dei rispettivi dispositivi
• Stabilire la politica sull'opportunità di consentire ai lavoratori di utilizzare i propri dispositivi o di ricevere apparecchiature TIC fornite dai loro datori di lavoro (da notare – alcuni ordinamenti giuridici possono prevedere norme specifiche al riguardo o lasciare alle parti)
• Rivedere le modalità di rimborso per sostenere finanziariamente i dipendenti per garantire che abbiano il giusto tipo di attrezzature, Internet, larghezza di banda e strumenti elettronici
• Fornire opportunità di formazione ai dipendenti sui diversi strumenti che saranno tenuti a utilizzare, nonché autovalutazione e test esterni su di essi; prevedere schemi di consegna delle attrezzature ai dipendenti.

Questioni relative la comunicazione

Esistono prove di ricerca che i team che lavorano in remoto affrontano sfide di comunicazione più significative rispetto ai team faccia a faccia (Hertel et al., 2005). Per affrontare tali sfide, gli imprenditori possono adottare le seguenti misure a tale riguardo:

• Stabilire norme di comunicazione interna incentrate sulla prevedibilità e la certezza delle conversazioni virtuali. Possono includere il tempo di risposta preferito, lo stile di scrittura e il tono, nonché la lunghezza e il livello di dettaglio dei messaggi, i tempi di consegna, ecc.
• Garantire che i lavoratori remoti sappiano quando e come possono raggiungere i loro supervisori diretti
• Fornire i tempi e i modi migliori per entrare in contatto con supervisore e colleghi, soprattutto quando la questione è urgente
• Cercare di evitare pregiudizi nella comunicazione (ad esempio, lavoratori remoti che comunicano sempre tra loro; scoprire quali lavoratori sono silenziosi e quali sono le connessioni più frequenti tra i membri del team)
• La comunicazione non dovrebbe limitarsi ai contenuti, ma dovrebbe includere anche gli aspetti sociali del   lavoro + continuare le "tradizioni" dell'ufficio, ove possibile.

Questioni relative la sicurezza e la salute sul lavoro

Oltre ai benefici per il benessere dei lavoratori remoti, Il lavoro a distanza può comportare delle sfide: le principali sono i rischi psicologici e l'ergonomia. Per affrontare tali sfide, gli imprenditori possono adottare le seguenti misure a tale riguardo:

• Chiarimento dei diritti e delle responsabilità dei lavoratori remoti per quanto riguarda la loro salute e sicurezza durante il lavoro da casa
• Chiarire e aggiornare le responsabilità dei datori di lavoro per la protezione della salute e della sicurezza sul lavoro del lavoratore remoto facendo il punto sui rischi e i pericoli per la salute e la sicurezza, l'ambiente di home office, le attrezzature, l'ergonomia e lo stress
• Incoraggiare i manager / supervisori ad essere un modello per il personale sotto la loro supervisione - a comportarsi in modi che mostrano come mitigare lo stress e l'ansia
• Creazione di nuove opzioni o aumento delle opzioni esistenti per il supporto psicologico per i lavoratori per condividere le loro preoccupazioni / ansie in modo confidenziale, ad esempio, attraverso l'accesso a consulenza diretta, programmi di assistenza ai dipendenti, ecc.

Ai sensi della revisione della letteratura della rivista The Lancet, gli studi sulle persone in quarantena hanno riportato ad esempio depressione, stress, umore basso, irritabilità, rabbia (Brooks et al., 2020, ILO 2020). Gli imprenditori possono adottare le seguenti misure a tale riguardo:

• Aggiornare e responsabilizzare i professionisti della salute e della sicurezza con strumenti e processi in termini di sistemi di supporto alla salute dei lavoratori, ambiente di lavoro, formazione, informazione e meccanismo di conformità e protocolli ergonomici specificamente progettati per i lavoratori remoto.
• ​​​​​​​Formazione e sensibilizzazione di dirigenti, supervisori e lavoratori remoti sull'importanza di fare sufficienti pause di riposo durante la giornata lavorativa (ciò comporta anche il chiarimento che tali pause non avranno conseguenze negative sulla carriera né influenzeranno i risultati
• Utilizzare le opportunità per promuovere la salute fisica, compreso l'esercizio fisico e incoraggiare i lavoratori a mantenere abitudini sane
• Le disposizioni della Convenzione dell'OIL sulla sicurezza e la salute sul lavoro, 1981 (n. 155) e raccomandazione che l'accompagna (n. 164) offrono orientamenti e misure pertinenti.

Questioni relative l’equilibrio tra lavoro e vita privata

Una delle sfide cruciali per i dipendenti che lavorano a distanza durante la pandemia (e dopo) è stata il conflitto tra lavoro e vita privata che stanno vivendo a causa dei confini sfocati tra lavoro e vita personale. Le seguenti misure possono essere adottate dagli imprenditori per alleviare questo conflitto:

• Supportare la gestione dei confini tra lavoro e vita privata stabilendo aspettative chiare sui risultati del lavoro e allo stesso tempo offrendo ai lavoratori remoti la flessibilità di gestire i propri programmi di lavoro in base alle proprie esigenze e preferenze individuali
• Incoraggiare la comunicazione aperta e la cooperazione tra lavoratori remoti, supervisori e manager in merito alla pianificazione, alla disponibilità e alla definizione dei confini all'interno dei team, stringendo accordi in questo senso (e attenendosi a loro!)
• Sostenere i lavoratori con bambini piccoli o altre responsabilità di cura che potrebbero avere difficoltà a svolgere il loro lavoro e a soddisfare le aspettative - consentendo loro ad es. regimi speciali di congedo parentale (istituiti in diversi paesi), aiuti esterni finanziati dall'imprenditore, ecc.  

Questioni relative gli obblighi legali e contrattuali

Una delle sfide cruciali per il lavoro da remoto è nel chiarire le condizioni del lavoro a distanza, compresa la posizione, il rimborso delle spese di lavoro a distanza, nonché le procedure di notifica in caso di infortuni. Gli imprenditori possono adottare le seguenti misure:

• Monitorare se il rispettivo ordinamento giuridico prevede una compensazione dei costi esente da imposte per i lavoratori remoti per i costi relativi al lavoro da casa e informare e sostenere i lavoratori remoti a richiedere di ricevere questo sostegno finanziario (o risolverlo per loro)
• Rivedere i benefit per i dipendenti in modo appropriato, se, ad esempio, il proseguimento del lavoro a distanza significa che i lavoratori non possono avvalersi di alcuni dei loro benefici (ad esempio, un abbonamento in palestra, un compenso per il pendolarismo, cibo e bevande gratuiti, ecc.) e garantire che il pacchetto salariale e previdenziale complessivo rimanga allo stesso livello di prima della pandemia, sostituendo potenzialmente alcuni benefici con altre opzioni di pari valore (ad esempio,  app per palestre, opzioni di coaching e apprendimento online, ecc.).

Questioni relative il lavoro a distanza transfrontaliero

Una sfida molto importante e spesso trascurata sono questioni connesse con la fornitura di lavoro a distanza (telelavoro) dall'estero. Le seguenti questioni dovrebbero essere prese dagli imprenditori:

• Chiarire le implicazioni riguardanti le imposte sul reddito delle persone fisiche e pagamenti di sicurezza sociale se i lavoratori lavorano in remoto da un paese diverso da quello in cui si trova la sede del datore di lavoro. La domanda per un documento portatile A1 (PD A1) può rivelarsi indispensabile
• ​​​​​​​Verificare se i lavoratori remoti lavorano a distanza a beneficio di una parte contraente del proprio datore di lavoro, se sono distaccati all'estero nell'ambito del cosiddetto "distacco intra-societario" o assunti da un'impresa utilizzatrice o da un'agenzia di collocamento all'estero (cfr. direttiva 96/71/CE in combinato disposto con la direttiva 2018/957/UE) – In tal caso potrebbero diventare lavoratori distaccati perché svolgono lavoro a distanza dall'estero
• Richiesta di visti di lavoro e permessi di soggiorno  per quei lavoratori che lavorano a distanza (telelavoro) al di fuori del loro paese di origine e non possono tornare in quel paese  a causa delle restrizioni legate alla pandemia riguardanti la libera circolazione attraverso le frontiere interne/esterne dell'UE

 Lavoro a distanza in Polonia (con particolare attenzione agli emendamenti principali)

Atti giuridici pertinenti

• Legge del 2 marzo 2020 Legge del 2 marzo 2020 concernente disposizioni speciali in materia di prevenzione, contrasto e lotta contro la COVID-19, altre malattie infettive e le emergenze da esse causate (Gazzetta ufficiale del 2020, voce 374, come modificata – di seguito “Legge COVID-19”);
• Legge del 26 giugno 1974 sul codice del lavoro (Gazzetta ufficiale del 1974, voce 141, e successive modifiche – in appresso “Codice del lavoro”)
• Quando si tratta di lavoro a distanza - l'8 giugno 2022 è apparso sul sito Internet del Sejm della Repubblica di Polonia un progetto dell'ultima versione della legge che modifica il codice del lavoro e talune altre leggi, che prevede, tra l'altro, l'introduzione di disposizioni sul lavoro a distanza (stampato n. 2335, https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/druk.xsp?nr=2335).

• Il progetto di legge prevede le norme sul "lavoro a distanza", che sostituirebbero i regolamenti dell'istituzione legale esistente, ora chiamata "telelavoro". L'obiettivo originario della nuova legislazione era di entrare in vigore quando le disposizioni straordinarie sul lavoro a distanza contenute nella legge del 2 marzo 2020 cessassero di essere vincolanti
• Dal punto di vista del datore di lavoro, ha il diritto di chiedere ai dipendenti di lavorare a distanza, anche se questa opzione non era prevista nel contratto di lavoro di quest'ultimo (ciò vale solo in casi eccezionali)
• Secondo il progetto di legge, prima che il datore di lavoro assegni il lavoro a distanza, il dipendente dovrebbe dichiarare di disporre dei locali necessari per tale lavoro. Il datore di lavoro ha inoltre obblighi supplementari: fornire materiali e strumenti essenziali per il lavoro a distanza e coprire i costi direttamente associati allo svolgimento del lavoro a distanza, come l'elettricità o l'accesso a Internet, nonché garantire un'adeguata protezione dei dati nel processo.

Nuova definizione di lavoro a distanza in Polonia – previste dalle modifiche del codice del lavoro

Articolo 6718. Il lavoro può essere svolto in tutto o in parte nel luogo indicato dal dipendente e concordato con il datore di lavoro in ciascun caso, anche presso il domicilio del dipendente, in particolare mediante comunicazione diretta a distanza (lavoro a distanza).

Il previsto articolo 67 (19) § 3 del Codice del lavoro:
Un accordo tra le parti del contratto di lavoro relativo all'esecuzione del lavoro a distanza da parte del dipendente può aver luogo:
1) alla conclusione del contratto di lavoro o
2) durante lo svolgimento del rapporto di lavoro.

Ordine ufficiale riguardo al lavoro a distanza

Il previsto articolo 67 (19) § 3 del Codice del lavoro:
 Il lavoro a distanza può essere effettuato su istruzione del datore di lavoro:
1) durante uno stato di emergenza, uno stato di emergenza epidemica e per un periodo di 3 mesi dopo la loro cancellazione; o
2) durante un periodo in cui è temporaneamente impossibile per il datore di lavoro garantire condizioni di lavoro sicure e igieniche nell'attuale luogo di lavoro del dipendente a causa di forza maggiore
3) se il dipendente presenta immediatamente prima dell'emissione dell'ordine una dichiarazione in forma cartacea o elettronica che ha i locali e le condizioni tecniche per svolgere il lavoro a distanza.

Un dipendente può presentare una richiesta di lavoro a distanza e il datore di lavoro è obbligato a   concederlo, nel caso di dipendenti che sono:

• incinta;
• crescere un bambino fino all'età di 4 anni; un bambino con un certificato di handicap grave e irreversibile o di una malattia incurabile potenzialmente letale insorta durante il periodo prenatale dello sviluppo o durante il parto; un bambino con un certificato di disabilità o un certificato di disabilità moderata o grave; un bambino con una valutazione sulla necessità di un sostegno allo sviluppo precoce, una valutazione sulla necessità di un'istruzione speciale o una valutazione sulla necessità di corsi di recupero;
  prendersi cura di un altro membro della famiglia o di una persona in un nucleo familiare condiviso con un certificato di disabilità o un certificato di invalidità grave
• genitori:

• ​​​​​Incidenti durante il lavoro a distanza;
• Valutazione del rischio;
• Malattie professionali e quasi-professionali;
• Obblighi in materia di salute e sicurezza dei lavoratori e dei datori di lavoro

• Il legislatore nel progetto introduce anche la possibilità di lavoro a distanza occasionale su richiesta del dipendente, per un periodo non superiore a 24 giorni per anno civile 
• In tal caso, la maggior parte delle obiezioni formali non si applicano, ad eccezione della procedura di protezione dei dati