Al final de este módulo podrás:

• Saber qué es el teletrabajo y cómo podría beneficiar a la resiliencia de tu negocio a la COVID-19 
• Conocer cuáles son las cuestiones que deben tenerse en cuenta para garantizar el bienestar de los trabajadores y la productividad continua durante el teletrabajo 
• Conocer cuáles son los problemas de salud y seguridad y conciliación del trabajo a distancia
• Saber cuáles son los problemas relacionados con la prestación transfronteriza de trabajo a distancia por parte de los trabajadores que realizan trabajos a distancia fuera de un Estado miembro (por ejemplo, en los estados socios de ESMERALD)
• Saber cuál es el marco jurídico del Derecho polaco (tanto el existente como el que se prevé introducir en el Código del Trabajo polaco) y cuáles son las premisas de teletrabajo en otros Estados miembros de la Unión (en particular en los estados socios del proyecto)
   

El «Teletrabajo» se define a su vez como el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) como smartphones, tablets, ordenadores portátiles y de sobremesa, para el trabajo que se realiza fuera de las instalaciones del empleador (Eurofound y OIT, 2017).

En otras palabras, el teletrabajo implica el trabajo realizado con la ayuda de las TIC y realizado fuera de las ubicaciones del empleador. 
En términos generales (no siempre el caso en los ordenamientos jurídicos nacionales individuales) — debe ocurrir a través de un acuerdo voluntario entre el empleador y el empleado

Hay varios aspectos del teletrabajo que deben aclararse en un contrato de este tipo, como la ubicación del trabajo (en la residencia del empleado o en otro lugar), las horas de trabajo (horario), el trabajo a realizar, las herramientas de comunicación que deben utilizarse (y quién las proporcionará), los mecanismos de supervisión para informar sobre el trabajo realizado y el pago de los costes.

Antes de la pandemia de COVID-19, solo una parte de los trabajadores trabajaba desde casa.
Dentro de la UE, las cifras variaban desde el 30 % o más en Dinamarca, los Países Bajos y Suecia hasta el 10 % o menos en Chequia, Grecia, Italia o Polonia

Una serie de factores determinan si un trabajo puede realizarse de forma remota, por ejemplo: 

• Estructura económica y ocupacional de un país determinado 
• Acceso a una buena conexión de Internet
• Probabilidad de poseer un PC o portátil

La facilidad de empleo para trabajar desde casa aumenta con el nivel de desarrollo económico de un país determinado, más probablemente en países con un gran número de puestos de trabajo en TIC, servicios profesionales, finanzas y seguros y administración pública.
Como resultado de las órdenes de permanencia en casa emitidas por el gobierno, casi el 40 % de los empleados en Europa comenzaron a trabajar a distancia.

¿Cómo podría el trabajo remoto beneficiar a tu negocio?

• Podría ayudar a evitar una mayor incidencia de COVID-19 
• Un alto grado de incertidumbre asociado con la reapertura de las empresas implica tener que cumplir una serie de estrictas normas de higiene y seguridad, y las restricciones continuas, así como el distanciamiento físico, pueden no hacer posible que toda la fuerza laboral regrese de manera segura a las instalaciones del empleador. El teletrabajo seguirá siendo necesario para al menos una parte de la mano de obra durante este período.
• Es necesario proteger a los grupos vulnerables y de alto riesgo, por lo que el teletrabajo será una alternativa muy atractiva, al menos durante la pandemia.
• El uso ampliado del trabajo a distancia puede no terminar con la pandemia sino convertirse en parte de la «nueva y mejor normalidad» en los próximos años, respaldada por la digitalización, la comunicación avanzada y las tecnologías en la nube.

Las prácticas de los empresarios deben tener en cuenta una serie de cuestiones relativas, por ejemplo, a:   

• Horas de trabajo y organización del trabajo;
• Formación;
• Gestión de la actuación profesional;
• Digitalización;
• Comunicación;
• Seguridad y salud en el trabajo y conciliación entre la vida laboral y la vida privada 
• Implicaciones jurídicas y contractuales 
• Cuestiones relacionadas con la prestación transfronteriza de trabajo a distancia, incluida la situación jurídica de los empleados contratados por empresarios polacos, que realizan trabajos a distancia desde fuera de Polonia

Cuestiones relativas al tiempo de trabajo y la organización del trabajo

Las prácticas de los empresarios deben adaptarse a la situación e incluir la priorización, la carga de trabajo, las tareas y los plazos. Los pasos típicos en ese sentido pueden incluir:

• Pedir a los trabajadores que preparen un plan de trabajo individual de teletrabajo, que debe discutirse y acordarse con tu supervisor directo/dentro de un equipo determinado (lo que sea aplicable). Estos planes de trabajo deben complementar los planes de trabajo actuales y los procedimientos relacionados. 
• Clarificar prioridades además de priorizar el trabajo que no es esencial o realista en este momento
• Acordar un sistema común para señalar la disponibilidad de trabajo y garantizar que los gerentes y colegas dentro de un equipo lo respeten 
• Alentar a los trabajadores a compartir cuándo se sientan sobrecargados, para que sirvan de sistema de alerta temprana para detectar el riesgo de agotamiento, y saber cuándo deben reasignarse las tareas o los miembros del equipo, realizando un ejercicio de mapeo de habilidades para redistribuir a los trabajadores más frescos a equipos/unidades excesivamente agotados; pedir a los trabajadores que compartan ejemplos de cómo han cambiado sus rutinas cotidianas de manera que funcionen para ellos
• Reconociendo que se necesita tiempo desconectado para que la labor sustantiva se lleve a cabo bien 

Cuestiones relativas a la formación

Los empresarios deben reconocer que, tanto para los empleados como para los gerentes, el teletrabajo implica una reevaluación de los viejos hábitos de trabajo y el aprendizaje de nuevas habilidades (a veces se debe hacer muy rápidamente). Las acciones a este respecto podrán incluir:

• Compartir abiertamente ideas y consejos para un teletrabajo eficaz dentro de los equipos; lo mismo se aplica a replantearse los ritmos de trabajo, la gestión del tiempo y los hábitos saludables 
• Realización de encuestas periódicas sobre los desafíos y necesidades de los teletrabajadores y luego dirigidas a esas necesidades con formación online específica, seminarios web, talleres y sesiones de coaching (incluyendo, si es necesario, sesiones individuales) 
• Ofrecer formación que se centre en el aprendizaje sobre los modelos de conducta y el compromiso proactivo y los enfoques colaborativos
• Ofrecer sesiones de formación centradas en habilidades blandas y aspectos conductuales del trabajo a distancia (teletrabajo), como mindfulness o habilidades de gestión del tiempo para teletrabajadores; destacar el ejercicio, comer y dormir bien, y desconectarse de los dispositivos digitales

Cuestiones relativas a la gestión del rendimiento

Una de las fuentes de estrés más importantes para cualquier emprendedor que emplee equipos de teletrabajo es mantener el rendimiento del equipo. Los pasos típicos en ese sentido pueden incluir:

• Tener muy claro los resultados esperados. Ser lo más específico posible acerca de las expectativas hacia los trabajadores reduce significativamente la ambigüedad y la posibilidad de malentendidos; también puede conducir a un mayor empoderamiento y autonomía para que el teletrabajador lleve a cabo sus tareas con éxito.
• Garantizar un feedback oportuno, regular y descriptivo a los trabajadores, describiendo lo que hicieron los trabajadores y centrándose en aquellos cambios que resultarán en la mejora más significativa de la tarea, alcanzando el impacto esperado.
• Tratar de favorecer las llamadas habilitadas por video para conversaciones de rendimiento delicadas, con el fin de permitir que la comunicación no verbal se perciba.

¡No te olvides de proporcionar comentarios positivos cada vez que un trabajo se haya hecho bien!

Cuestiones relativas a la digitalización 

Digitalización: proceso socio-técnico en desarrollo que tiene lugar a nivel individual, organizacional, social y global (Legner et al., 2017). Las medidas que deben adoptar los empresarios a este respecto pueden incluir:

• Revisión de las necesidades y recursos tecnológicos de los empleados que trabajan desde casa
• Revisar el nivel de habilidades de los empleados para acceder y trabajar con los dispositivos necesarios 
• Establecimiento de la política sobre si se debe permitir a los teletrabajadores utilizar sus propios dispositivos o recibir equipos de TIC proporcionados por sus empleadores (por ejemplo, algunas órdenes legales pueden establecer regulaciones específicas a este respecto o dejarlas al acuerdo entre las partes)
• Revisar las modalidades de apoyo financiero a los empleados para garantizar que tengan el tipo adecuado de equipos, Internet, ancho de banda y herramientas electrónicas.
• Ofrecer formación a los empleados sobre las diferentes herramientas que deberán utilizar, así como la autoevaluación y las pruebas externas asociadas; establecer esquemas de entrega de equipos a los empleados

Cuestiones relativas a la comunicación

La investigación arroja evidencia de que los equipos que teletrabajan se tienen problemas de comunicación más significativos que los equipos cara a cara (Hertel et al., 2005). Para hacer frente a estos retos, los empresarios podrán adoptar las siguientes medidas a este respecto:

• Establecer normas de comunicación interna centradas en la previsibilidad y la relevancia de las conversaciones virtuales. Pueden incluir el tiempo de respuesta preferido, el estilo de escritura y el tono, así como la longitud y el nivel de detalle de los mensajes, plazos de entrega, etc. 
• Garantizar que los teletrabajadores sepan cuándo y cómo pueden llegar a sus supervisores directos 
• Proporcionar los plazos y las mejores maneras de ponerse en contacto con el jefe de equipo y los compañeros, especialmente cuando el asunto es urgente 
• Tratar de evitar prejuicios en la comunicación (por ejemplo, teletrabjadores que siempre se comuniquen entre sí; averiguar qué trabajadores guardan silencio, así como cuáles son las conexiones más frecuentes entre los miembros del equipo)

La comunicación no debe limitarse al contenido, sino que también debe incluir los aspectos sociales del trabajo y continuar las “dinámicas” de oficina siempre que sea posible

Cuestiones relativas a la seguridad y la salud en el trabajo

Además de los beneficios al bienestar de los teletrabajadores, el trabajo a distancia puede implicar desafíos: los principales son los riesgos psicológicos y la ergonomía. Para hacer frente a estos retos, los empresarios podrán adoptar las siguientes medidas a este respecto:

• Aclarar los derechos y responsabilidades de los trabajadores a distancia en relación con su salud y seguridad mientras trabajan desde casa
• Aclarar y actualizar las responsabilidades de los empleadores en materia de protección de la salud y seguridad en el trabajo del teletrabajador, haciendo balance de los riesgos y peligros, el entorno de la oficina en el hogar, el equipo, la ergonomía y el estrés
• Alentar a los gerentes o supervisores a ser un modelo a seguir para el personal bajo su supervisión, para que se comporten de manera que muestren cómo mitigar el estrés y la ansiedad
• El establecimiento de nuevas opciones o el aumento de las opciones existentes de apoyo psicológico para que los trabajadores compartan sus preocupaciones o ansiedades de manera confidencial, es decir, mediante el acceso a asesoramiento directo, programas de asistencia a los empleados, etc.

De acuerdo con la revisión de la literatura de la revista The Lancet, los estudios que encuestaron a personas en cuarentena informaron, por ejemplo, depresión, estrés, bajo estado de ánimo, irritabilidad, ira (Brooks et al., 2020, OIT 2020).
A este respecto, los empresarios podrán adoptar las siguientes medidas:

• Actualizar y empoderar a los profesionales de la salud y la seguridad en el trabajo (SST) con herramientas y procesos en para los sistemas de apoyo a la salud de los trabajadores, el entorno de trabajo, la formación, la información y el cumplimiento de la SST y los protocolos ergonómicos diseñados específicamente para teletrabajadores.
• Capacitar y sensibilizar a los gerentes, supervisores y trabajadores a distancia sobre la importancia de tomar suficientes descansos durante la jornada laboral (esto también implica aclarar que tales interrupciones no tendrán consecuencias negativas en la carrera ni influirán en los resultados)
• Uso de oportunidades para promover la salud física, incluido el ejercicio y alentar a los trabajadores a mantener hábitos saludables

Las disposiciones del Convenio de la OIT sobre seguridad y salud en el trabajo, 1981 (N.º 155) y la Recomendación de acompañamiento (N.º 164) ofrece orientaciones y medidas pertinentes

Cuestiones relativas a la conciliación de la vida profesional y la vida privada

Uno de los desafíos cruciales para los empleados que trabajan a distancia durante la pandemia (y después) es el conflicto entre el trabajo y la vida privada que están experimentando debido a las fronteras difuminadas entre el trabajo y la vida personal. Los empresarios pueden adoptar las siguientes medidas para paliarlo:

• Apoyar la gestión de los límites de la vida laboral y la vida privada estableciendo expectativas claras sobre los resultados del trabajo y, al mismo tiempo, ofrecer a los teletrabajadores la flexibilidad necesaria para gestionar sus propios horarios de trabajo en función de sus necesidades y preferencias individuales
• Fomentar la comunicación abierta y la cooperación entre teletrabajadores, supervisores y gerentes en torno a la programación, la disponibilidad y el establecimiento de límites dentro de los equipos, haciendo acuerdos en este sentido (¡y respetándolos!)
• Apoyar a los trabajadores con hijos pequeños u otras responsabilidades de cuidado que puedan tener dificultades para realizar su trabajo y estar a la altura de las expectativas, permitiéndoles, por ejemplo, regímenes especiales de permisos parentales (ya previstos en varios países), ayuda externa financiada por el empresario, etc.     

Cuestiones relativas a las obligaciones legales y contractuales

Uno de los desafíos cruciales para el teletrabajo es la clarificación de las condiciones del trabajo a distancia, incluida la ubicación, el reembolso de los gastos, así como los procedimientos de notificación en caso de accidente. Los empresarios pueden adoptar las siguientes medidas:

• Controlar si el ordenamiento jurídico respectivo proporciona una compensación de costes libre de impuestos para los teletrabajadores por los costes relacionados con el trabajo desde casa, e informar y apoyarles para que soliciten recibir este apoyo financiero (o hacerlo por ellos)
• Revisar adecuadamente las prestaciones de los empleados, si, por ejemplo, el teletrabajo continuo significa que los trabajadores no pueden beneficiarse de algunas de sus prestaciones (por ejemplo, una membresía en un gimnasio, una compensación por desplazamiento, comida y bebidas gratuitas, etc.) y garantizar que el conjunto de salarios y beneficios se mantenga en el mismo nivel que antes de la pandemia, sustituyendo potencialmente algunos beneficios por otras opciones de igual valor (por ejemplo, aplicaciones de gimnasia, entrenamiento online y opciones de aprendizaje, etc.).

Cuestiones relativas al trabajo a distancia transfronterizo

Un desafío muy importante y a menudo ignorado son los problemas relacionados con teletrabajo desde el extranjero. Los empresarios deben abordar las siguientes cuestiones:

• Aclarar las implicaciones con respecto a los impuestos sobre la renta personal y los pagos de la seguridad social si los trabajadores trabajan a distancia desde un país diferente al país en el que se encuentra las instalaciones del empleador. La solicitud de un documento portátil A1 (PD A1) puede resultar indispensable 
• Comprobar si los teletrabajadores lo hacen en beneficio de una parte contratante de su empleador si están desplazados al extranjero en el marco del llamado "desplazamiento intraempresarial“ o si son contratados por una empresa usuaria a una agencia de colocación en el extranjero  (véase la Directiva 96/71/CE, en relación con la Directiva (UE) 2018/957), en tal caso podrían convertirse en trabajadores desplazados por el motivo de la realización de trabajos a distancia desde el extranjero
• Solicitar visados de trabajo y permisos de residencia para los teletrabajadores de fuera de su país de origen y que no pueden regresar a ese país debido a restricciones relacionadas con la pandemia en relación con la libre circulación a través de las fronteras interiores/externas de la UE

Trabajo a distancia en los Estados del consorcio — enlaces pertinentes

Bélgica: https://www.etuc.org/en/rules-teleworking-belgium; https://cms.law/en/int/expert-guides/cms-expert-guide-to-mobile-working/belgium

Croacia: https://cms.law/en/int/expert-guides/cms-expert-guide-to-mobile-working/croatia; https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=ccd49a34-af61-46b2-9501-5dd31c421ecf

Grecia: https://en.sev.org.gr/wp-content/uploads/2020/06/Telework_SEV_english.pdf;  https://www.eurofound.europa.eu/fr/publications/article/2008/telework-in-greece

Italia: https://www.bollettinoadapt.it/wp-content/uploads/TELELAVORO-tiraboschi.pdf

España: https://nhglobalpartners.com/remote-working-law-decree-spain/

A nivel europeo: 

Informe de la Autoridad Laboral Europea (ELA) — Impacto del teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 en la seguridad social aplicable (julio de 2021) — Resumen de las medidas o medidas adoptadas en los Estados miembros de la UE para facilitar un enfoque flexible de la seguridad social aplicable de los trabajadores transfronterizos del teletrabajo 
[incluye fichas de países asociados] 

Teletrabajo transfronterizo en la UE: ¿preferencia o moda? https://www.bruegel.org/blog-post/cross-border-telework-eu-fab-or-fad 

Trabajo a distancia en Polonia (concentrándose en las principales enmiendas)

Actos jurídicos pertinentes

• Ley de 2 de marzo de 2020, de 2 de marzo de 2020, relativa a las disposiciones especiales relativas a la prevención, lucha contra la COVID-19, otras enfermedades infecciosas y emergencias causadas por ellas (Boletín Oficial de 2020, punto 374, en su versión modificada, en lo sucesivo, "Ley COVID-19");

• Ley de 26 de junio de 1974 Código del Trabajo (Boletín Oficial de 1974, punto 141, en su versión modificada — en lo sucesivo "Código del Trabajo")

• En lo que respecta al trabajo a distancia -on.º 8 de junio de 2022-, en el sitio web del Sejm de la República de Polonia (impreso n.º 2335, https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/druk.xsp?nr=2335 ) apareció un proyecto de la última versión de la Ley por la que se modifica el Código del Trabajo y otras leyes, que prevé, entre otras cosas, la introducción de disposiciones sobre el trabajo a distancia en el Código del Trabajo. 

• El proyecto de ley prevé las normas sobre el "trabajo a distancia", que sustituirían a los reglamentos de la institución jurídica existente, ahora denominados "teletrabajo”. El objetivo original de la nueva legislación debía entrar en vigor cuando las disposiciones extraordinarias sobre el trabajo a distancia contenidas en la Ley de 2 de marzo de 2020 dejaran de ser vinculantes.
• Desde el punto de vista del empresario, tendrán  derecho a solicitar a los trabajadores que trabajen a distancia, incluso si esta opción no estaba prevista en el contrato de trabajo de estos últimos (esto solo se aplica en casos excepcionales).
• De conformidad con el proyecto de ley, antes de que el empleador asigne trabajo a distancia, el empleado tendría que declarar que tiene las instalaciones necesarias para ese trabajo. El empleador también tendrá obligaciones adicionales: proporcionar materiales y herramientas esenciales para el trabajo a distancia y cubrir los costes directamente asociados con la realización del trabajo a distancia, como la electricidad o el acceso a Internet, así como garantizar una protección de datos adecuada en el proceso

Nueva definición del teletrabajo en Polonia — prevista en las enmiendas del Código de Trabajo 

Artículo 6718. El trabajo puede llevarse a cabo total o parcialmente en el lugar indicado por el empleado y acordado con el empleador en cada caso, incluso en la dirección del empleado, en particular mediante la comunicación directa a distancia (trabajo a distancia). 

El artículo 67 (19), apartado 3, del Código del Trabajo: 
Acuerdo entre las partes en el contrato de trabajo relativo a la realización de trabajos a distancia     por el empleado puede tener lugar:
1) en la celebración del contrato de trabajo o
2) durante el curso del empleo.

Orden oficial relativa a los trabajos a distancia

El artículo 67 (19) § 3 del Código del Trabajo: 
El trabajo a distancia puede llevarse a cabo por orden del empleador:
1) durante un estado de emergencia, un estado de emergencia epidémica y durante un período de 3 meses después de su cancelación; o
2) durante un período en el que es temporalmente imposible para el empleador garantizar condiciones de trabajo seguras e higiénicas en el lugar de trabajo actual del empleado debido a causas de fuerza mayor. 
— si el empleado presenta inmediatamente antes de la emisión de la orden una declaración en papel o en formato electrónico que él/ella tiene las instalaciones y condiciones técnicas para realizar el teletrabajo

Un empleado puede hacer una solicitud para teletrabajar, y el empleador está obligado a concederlo, en el caso de que los/as empleados/as:

• Estén embarazadas; 
• Estén criando una familia:  hijos hasta la edad de 4 años; B) Un hijo con un certificado de discapacidad grave e irreversible o una enfermedad incurable que ponga en peligro la vida durante el período prenatal del desarrollo del hijo o durante el parto; un hijo con un certificado de discapacidad o un certificado de discapacidad moderada o grave; un hijo con una evaluación de la necesidad de apoyo al desarrollo temprano, una evaluación de la necesidad de educación especial o una evaluación de la necesidad de clases correctivas;
• el cuidado de otro miembro de la familia o una persona en un hogar compartido con un certificado de discapacidad o un certificado de discapacidad grave.

• Accidentes durante el teletrabajo;
• Evaluación de riesgos;
• Enfermedades profesionales y cuasi-ocupacionales;
• Obligaciones de salud y seguridad de los trabajadores y empleadores

• El legislador en el proyecto también introduce la posibilidad de trabajo a distancia ocasional a solicitud del empleado, por un período no superior a 24 días por año civil. 
• En tal caso, la mayoría de las objeciones formales no se aplicarán, a excepción del procedimiento de protección de datos.